+7 499 508 0944

Мы являемся основателями такого бизнеса как Независимая Инвентаризация

Что такое инвентаризация?

Понятие «инвентаризация» хорошо знакомо всем. Многим из нас даже приходилось принимать участие в проведении инвентаризации на работе. Что же такое на самом деле инвентаризация и зачем она нужна?

Инвентаризация — это проверка наличия Активов и Обязательств, достоверности их оценки в денежном выражении.

Проверка материально-ответственных лиц внешним Ревизором — это жесткая, но полезная мера, дисциплинирующая кадровый состав. Наш практический опыт показывает, что в 90% случаях на предприятиях годовая инвентаризация проводится формально. Проведение инвентаризации, в лучшем случае, проверяет ряд самых потенциально «исчезающих» ценностей: ТМЦ, ОС, Дебиторы, Кредиторы.

В худшем случае, в ходе проведения инвентаризации просто переписываются данные ведомости по товарно-материальным ценностям, взятым в бухгалтерии, ставятся подписи несуществующей комиссии и выводятся «нулевые» отклонения. В то же время внешнее благополучие в финансово-бухгалтерской отчетности в случае халатного проведения инвентаризации может повлечь крупные неприятности, штрафы для руководителя предприятия в случае прихода на предприятие с ревизией налоговой инспекции или других фискальных органов.

Проведение инвентаризации: цели

Проведение инвентаризации позволяет выявить виновных лиц, причины неэффективных действий и случаи нарушения законодательства. По итогам инвентаризации определяется количественное и суммовое выражение неэффективных действий, нарушений, принимаются решения о мерах дисциплинарного воздействия, возможности передачи дел в следственные органы.

Самый действенный способ выявления фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения в учете обязательств — это привлечение для проведения инвентаризации независимой Ревизионной организации. Практика доказывает, что расходы на оплату услуг внешних ревизоров по проведению инвентаризации окупаются суммами выявленных и возмещенных недостач. Именно поэтому сегодня для проведения инвентаризации многие предприниматели прибегают к помощи профессиональных служб инвентаризации.

Проведение инвентаризации: порядок

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны осуществлять проведение инвентаризации запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
    при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Проверки и инвентаризация. Проведение проверок

С целью организации текущего контроля над сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера — при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Проведение инвентаризации: комиссии

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутренней Ревизии организации, независимых Ревизионных организаций.

Конкретные направления деятельности постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий (в дальнейшем — Комиссия) изложены в соответствующих разделах настоящих Методических указаний.

Бухгалтерская служба организации обязана:

  • осуществлять контроль над своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
  • требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
  • следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;
  • отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

Излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

  • в коммерческих организациях — на финансовые результаты;
  • в некоммерческих организациях — на увеличение доходов;

Суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов — в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов», при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.

Проведение инвентаризации: результаты

При выявленной в ходе проведения инвентаризации порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Недостача запасов и их порча, выявленные в ходе проведения инвентаризации, списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.

Если в ходе проведения инвентаризации конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.

Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.

Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.

Проведение инвентаризации ТМЦ: особенности

Провести инвентаризацию ТМЦ- означает не просто пересчитать фактическое наличие ТМЦ и провести сличение с учетными данными. Проведение инвентаризации — ТМЦ- это еще и проверка полноты, и правильность прихода ТМЦ, т.е. договоров поставки на предмет перехода права собственности. В частности, в ходе проведения инвентаризации необходимо проверить правильность заполнения первичных документов (торг-12, ТТН и т.д.), полноту прихода (на предмет за двоения номенклатуры и недооприходования), правильность формирования учетной стоимости, оформление трудовых договоров материально-ответственных лиц и договоров материальной ответственности (коллективных договоров).

В случае проведения инвентаризации Основных средств, кроме пересчета и сличения с учетными данными, требуется проверить еще и полноту прихода, правильность формирования первоначальной стоимости ОС (включения в первоначальную стоимость услуг доставки, установки и доведения ОС до рабочего состояния, правильность заполнения карт учета Основных средств (ОС-1, ОС-1а, ОС-6 и т.д.). Все эти действия необходимы для определения остаточной стоимости объекта основных средств и достоверности формирования сличительной ведомости.

Компании, предлагающие проведение инвентаризации, как правило, предлагают простой пересчет ТМЦ по следующим причинам:

Отсутствие в алгоритме проведения инвентаризации проверки правильности и полноты оприходования ТМЦ. Без проведения данной процедуры проверки невозможно правильно и достоверно сформировать сличительную ведомость
Компании не несут ответственности за неточность и погрешности в достоверности результатов инвентаризаций.
Проведение инвентаризации с агентством «К Вам едет ревизор»

Наша компания основатель Независимых Ревизий и Инвентаризаций в России.

Сотрудничая с нами в области проведения инвентаризаций, Вы всегда можете быть уверены в абсолютно точном и достоверном результате инвентаризаций и проверок в Вашей компании.